• 1
  • 2
  • 3
1

مراحل اخذ گواهینامه های سیستم های مدیریتی

جهت اخذ گواهینامه های سیستم های مدیریتی نظیر سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001:2008 یا سیستم مدیریت محیط زیست ISO 14001:2004 و ... سازمان ها باید مراحل زیر را جهت رسیدن به گواهینامه استاندارد مورد نظر طی کنند:

1-     تصمیم و تعهد مدیریت به پیاده سازی و اخذ گواهینامه

  • تعيين اهداف و دلایل اجرا و استقرار استاندارد
  • تعيين و تأمین منابع مورد نياز (بودجه، نيروي انساني، تجهيزات، امکانات و غيره)
  • حمایت و تشویق و انگیزش کارکنان در اجرای سیستم

2-    انتخاب مشاور

نقش مشاوردر پیاده سازی صحیح و مناسب سیستم بسیار مناسب بوده و تجربه نشان داده است که  بسیاری از شرکت ها که بدون مشاور اقدام به پیاده سازی استاندارد میکنند یا موفق به پیاده سازی و اخذ گواهینامه نمیشوند یا با هزینه و زمان بیشتری این سیکل را طی میکنند.

درانتخاب مشاور باید به نکات زیر توجه کرد:

  • دانش مشاور
  • تجربه درحرفه
  • زمان حضور درسازمان
  • داشتن تاییدیه های معتبر

3-    شناخت سازمان و تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی سازمان (Gap analysis)

4-    ارايه آموزش هاي لازم به كاركنان و مدیران

  • آموزش عمومي براي تمامي كاركنان
  • آموزش تخصصي براي افراد درگير در اجراي سيستم
  • آموزش مميزي داخلي براي افراد ذيربط

5-    تشکیل کمیته راهبری و کمیته اجرایی

6-    طرحریزی سیستم

طرح ریزی سیستم بوسیله کمیته های راهبری واجرایی سازمان و با راهنمایی و نظارت مشاور صورت میگیرد. معمولا طرحریزی بستگی به پیچیدگی فرایند ها و حجم فعالیت ها و فرایند های سازمان دارد.

7-    تدوین مستندات مورد نیاز سیستم

  • تدوين خط مشي و اهداف
  • تدوين نظامنامه
  • تدوين روش‌هاي اجرايي و سایر مدارک مورد نیاز
  • تهية فرم‌ها،دستورالعمل های کاری و سوابق مورد نياز

8-    اجرای سیستم و رفع مشکلات و عدم انطباق ها

9-    ممیزی داخلی و رفع عدم انطباق ها

اندازه گيري فرآيند ها از طرق مختلف انجام مي شود. يكي از راه هاي ارائه شده در استاندارد انجام مميزي داخلي است. مميزين داخلي از درون سازمان هستند كه مسئوليت كنترل و نظارت بر اجراي برنامه هاي به اهداف را مطابق روش اجرايي مميزي داخلي بر عهده خواهند داشت. در صورتيكه گزارش مميزين داخلي نشان دهنده عدم اجراي برنامه ها و مستندات باشد، در اين صورت مديريت بايد نسبت به رفع موانع اقدام نموده و با برگزاري جلسات با مديران واحد ها نسبت به توصيه اقدامات اصلاحي و اعلام حمايت و پشتيباني خود اقدام نمايد. در صورتيكه گزارش مميزين داخلي مواردي را در خصوص عدم انطباق نشان ندهد در اين صورت سازمان براي مميزي خارجي( مرحله بعدي) آماده مي باشد.

10-  ممیزی خارجی و صدور گواهینامه

اين مرحله ، آخرين مرحله استقرار نظام مديريت است. در اين مرحله مميزين شركت گواهي كننده پس از آمادگي اوليه نسبت به حضور در محل سازمان متقاضي اقدام نموده و نسبت به مميزي نظام مديريت مطابق با استاندارد درخواستي اقدام مي نمايند. در صورتيكه برنامه هاي لازم مطابق استاندارد تدوين، اجراء و اثبات شود در اين صورت سازمان براي اخذ گواهي توصيه شده و گواهينامه خود را دريافت خواهد كرد و در غير اين صورت مي بايست در زمان مقرر نسبت به اصلاح خود اقدام نمايد. گواهينامه صادر شده سه سال اعتبار داشته و در طول اين مدت سالي يك يا دو بار به منظور اطمينان از تداوم رعايت الزامات استاندارد نسبت به مميزي هاي مراقبتي اقدام خواهد شد .